GANZHEITLICHE PROJEKTSTEUERUNG IN DER ENERGIEWIRTSCHAFT

Einführung eines Service- und Projektportfolio-Managementsystem zur besseren Steuerung von Multiprojekten inkl. Steuerung von Abhängigkeiten, die auf Ressourcenplanung einwirken.

Kundenbedarf

Optimierung des internen Servicemanagementsystems, dessen Erweiterung und Integration in ein neues, modernes Multiprojektmanagement mit Fokus auf eine ganzheitliche Ressourcenplanung.

Wesentliche Herausforderungen im Überblick:

• Analyse der bestehenden IT-Landschaft und Projektmanagementprozesse
• Maßnahmen und Softwareempfehlung
• Integration und Customizing von Jira und Confluence
• Konzeptionierung und technische Umsetzung neuer Steuerungsprozesse auf Basis der Atlassian-Tools
• Beratung und Szenarienerarbeitung für neue Serviceprozesse

Lösung

Zur erfolgreichen Zielerreichung haben wir die folgende Vorgehensweise gemeinsam mit der RhönEnergie Fulda GmbH definiert und realisiert:

• Unterstützung bei der Installation der Systeme mit kundenspezifischen Prämissen
• Planung und Durchführung von Schulungen für System- und Anwendungsadministratoren
• Anforderungsmanagement betrieben in enger Zusammenarbeit mit den beteiligten Fachbereichen und der IT
• Entwicklung eines internen Jira-Projekt-Templates inkl. Confluence-Verknüpfung
• Aufbau des Ressourcenmanagements angebunden an die Projekt- und Linienaufgaben
• Implementierung eines individuellen Reporting-Automatismus
• Workshop zur Use-Case-Definition von Spezialfällen des internen Service-Desk und deren beispielhaften Umsetzung

Kundennutzen

Erfolgreiche Etablierung der systembasierten Unterstützung eines Multiprojektmanagements und Optimierung des konzernweiten Servicemanagements auf Basis von Jira und Confluence. Seit Herbst 2018 werden die integrierten Software- und Kollaborationstools von Atlassian bei der RhönEnergie eingesetzt und kontinuierlich ausgebaut. Sie dienen mittlerweile als Wissensplattform von einzelnen Teams und werden für übergreifende Themen genutzt.

Ergebnisse im Überblick:

• Generierung von individuellen Echtzeit-Reports
• Abbildung eines gesamtheitlichen Ressourcenmanagements
• Optimierung des internen, unternehmensweiten Service-Desks
• Vereinheitlichung der Projektstrukturen und -dokumentation

Die Herausforderung der Optimierung des Servicemanagements lag im vorübergehenden Parallelbetrieb der Alt- und Neusoftware, um einen permanenten Support zu garantieren. Der zeitgleiche Ausbau der Services stellte eine weitere Sondersituation dar. Die Vereinheitlichung der Projektanlageprozesse inkl. der Schulung aller Projekt- und Teamleiter waren Voraussetzungen zur Generierung der neu gestalteten Reports. Automatismen zu definieren, Mitarbeiter zu befähigen und eine intuitive Benutzeroberfläche der erweiternden Wissensplattform zu schaffen, waren essentielle Bestandteile zur Effizienzsteigerung.